Inglés escrito: 5 Consejos simples y prácticos para redactar comunicaciones de negocios efectivas

Inglés escrito: Consejos simples y prácticos para redactar comunicaciones empresariales efectivas

Introducción

La comunicación es una parte fundamental de la vida humana. Se puede usar para una variedad de propósitos, como expresar sentimientos, brindar información e instrucciones, solicitar comentarios y más.

Hay diferentes tipos de comunicación (escrita, verbal o de comunicación frente a clientes e inversores, no verbal) y cada tipo tiene su propio conjunto de reglas.

La comunicación escrita es una herramienta poderosa que se puede utilizar para muchos propósitos.

Un tipo de Comunicación Muy Importante es la Comunicación Escrita !!!

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Se puede utilizar para expresar emociones (“te amo”, “estoy aburrida”, “nos gusto mucho vuestra presentación”, etc.), para organizar un manual de instrucciones o para obtener retro-alimentación sobre algo (una encuesta).

El presente artículo lo he diseñado pensando en que pueda ser útil tanto para un proyecto importante– en especial para que mejores en escribir en inglés tus comunicados–como para redactar mensajes rutinarios que se dan en el diario quehacer.

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Conoce bien tu propósito; lista práctica

Aquí te dejo una simple lista con tan sólo algunos de los propósitos que buscamos y que son más comunes cuando se trata de redactar y utilizar la expresión escrita y que te ayudará importantemente para aprender a escribir inglés.

Elementos básicos

Para Redactar tus comunicados y mejorar escritura en inglés/ Basics of Composition

La comunicación escrita es una actividad aditiva

Varios son los tipos de lenguaje. Por ejemplo la música, las imágenes, los gestos, las señales. En especial la música (en su forma escrita) se asemeja mucho a la redacción. Un compositor musical toma decisiones muy parecidas a nosotros cuando redactamos.

La escritura, al igual que la música, para expresarse completamente, va creando un hilado, una trama, un discurrir, un proceder que va en aumento de manera aditiva.

Así:

Y así sucesivamente hasta completar compendios, volúmenes y enciclopedias.

Una escuela de pensamiento entera puede llegar a crear compendios que pueden tomar años en completar lo que desea expresar, incorporando varios autores y cientos, sino miles, de páginas al compendio.

La importancia de reconocer la naturaleza aditiva de la escritura es poder controlar las ideas y los mensajes dentro de eso margenes. En general el párrafo es una unidad increíble por donde comenzar a estructurar tus divisiones y secciones. En tus párrafos deberías ir entregando poco a poco lo que deseas expresar o comunicar.

Nota que uso párrafos muy cortos en este articulo. La mayoría de solo dos líneas (una o dos sentencias nada más). Tú deberías buscar tu propio estilo y lo que más se acomode a tu audiencia, al “propósito” y al largo o extensión de la “forma” en la que estas escribiendo !!!

Conocer la “forma” de tu escrito es una buena guía para aprender a escribir inglés efectivamente y te ayuda con la composición de tus textos.-

Otro elemento esencial a saber para redactar con éxito es comprender lo que significa “forma” en redacción o escritura.

La forma es el tipo de estructura o lineamiento general que toma una pieza o un texto completo.

Comparativamente, en música, por ejemplo, está la Sonata, la Cantata, la Canción, la Ronda, la Sinfonía, etc.

En escritura la forma es el tipo de texto que se desea redactar:

Se le llama forma porque cada uno de estos escritos-tipo adquiere un esquema característico propio de su definición.

Un blog post (articulo web) es muy distinto a un email. Cada uno tiene una forma o estructura diferente.

• Un mensaje de email o correo electrónico cuenta con:

De, Para, Asunto, Referencia, Introducción, Saludo de entrada, Cuerpo (o desarrollo) y Despedida (saludo de salida).

• Una Página Web cuenta con:

Franjas de distinto tipo en donde hay textos como cuadros informativos, listas de precios, saludo de recepción. Algunos muy cortos, otros pueden ser párrafos.

• Un informe pude llevarte redactar varias páginas y cuenta con:

Una lista de contenidos (indice), una recepción o palabra inicial, introducción. En el desarrollo está lo que se reporta y puede tener varias páginas de largo. Luego conclusiones o palabras finales; entre los más destacados y comunes.

La Forma Clásica: amiga inseparable

La forma —para escritos— mayormente reconocida y usada universalmente — al menos en occidente—es la llamada Forma Tripartita.

Esta forma encuentra sus orígenes en tiempos de la antigua y clásica Grecia. Grandes filósofos como Aristóteles (en su obra titulada La Poética) y sus contemporáneos meditaron sobre este aspecto de la escritura en un intento por encontrar la belleza en los escritos, su perfección literaria.

De allí su nombre de Forma Clásica o de estudios clásicos.

La forma tripartita es muy simple pero muy, muy efectiva y útil, y consta de:

En simple; esto es una guía universal que nos orienta y nos entrega una estructura básica elemental a la cual atenerse. Quiere decir que todo texto escrito, por simple que sea, debiera seguir este tipo de forma o estructura, o al menos asemejarse.

De estas tres secciones, el Desarrollo viene a ser el cuerpo o el contenido central de todo el escrito y es la sección de mayor extensión.

En el desarrollo se presenta toda la información, se dan datos y ejemplos, se presenta evidencia, se puede narrar historias y citar otros autores y mucho más.

El desarrollo sigue algunas pautas más o menos ordenadas para organizar toda esa información y eso es lo que se conoce como principios de organización.

En simple, deberías ordenar tus ideas bajos ciertos principios de organización como:

• Importancia (del menos importante al más importante)
• Espacial (del más lejano al más cercano)
• Temporal (del más antiguo al más reciente)
• Inducción (de lo más general a lo más particular)
• Deducción ( de lo más particular a lo más general)

Prácticas Aconsejables

Toda forma de comunicación, incluido la escrita, debiera poseer ciertos atributos mínimos que se consideran básicos o elementales y que pasan a formar prácticas sanas de redacción de textos.

Estos pueden ser llamados valores de la comunicación (escrita). Así, algunos de estos son:

• Legibilidad / legibility
  • Se entienden las palabras y se puede fluir y leer de corrido. No hay errores graves de tipografía ni ortografía, tampoco existen accidentes mayores de escritura y las oraciones se siguen en forma ordenada y normal y se puede leer el texto de corrido.
• Estructura / structure
  • Si es necesario, esto ayuda en textos de nivel intermedio y complejos a dar un orden y organización general
  • Ejemplo: Forma Tripartita
• Coherencia / coherence
  • Tiene que ver con que las ideas contenidas se sigan en un orden de pensamiento lógico y racional, coherente.
• Cohesión / cohesion
  • Tiene que ver con que todas las secciones de la forma estén unidas y relacionadas formado un todo y estén apuntando a un mismo objetivo, que estén cohesionadas.
• Terminología / language
  • Que el grupo de palabras que contiene el texto sean referidos a la audiencia que recibirá el escrito. Que los receptores comprendan el lenguaje, la terminología.

Comunicación escrita como un Proceso

Una manera muy conveniente, práctica y útil de redactar textos se basa en la idea de concebirlos como un proceso; o sea, crearlos a partir de que le consideremos un proyecto que tiene etapas por completar y que están bien definidas.

Estas etapas usualmente son:

Paso #1 Planeamiento / Planning

• Tipo de Escrito
  • Defino que forma deberé usar:
    • Reporte, entrevista, informe de datos, propuesta de negocios,etc.
• Propósito
  • Defino que se desea lograr con el texto: Informar, hacer un llamado, convencer, vender o promover, etc.
• Destinatario
  • Defino cuál será mi audiencia:
    • Miembros del directorio, grupo de colegas, clientes, proveedores, autoridades fiscales o de gobierno, etc.

Paso #2 Primer Borrador / drafting

• Lluvia de Ideas
  • Comienzo escribiendo lo que primero se me ocurra en relación al tema a escribir
    • Lo puedo hacer solo o en un grupo de colaboradores
    • Elaboro esquemas, hago un listado de puntos principales y secundarios
    • Surgirán tareas para investigar, aspectos para afinar más tarde, etc.
    • Lo ideal es fluir y dejar que las ideas fluyan y florezcan al máximo sin bloquearse
• Mapa de Conceptos
  • Te ayuda a estructurar,
  • Haz esquemas con ramificaciones de cada concepto o idea central y secundaria
  • Te servirá a hacerte un mapa mental de todo el escrito en general
  • Podrás visualizar y pre-ver qué falta por cubrir, qué está repetido o en exceso, etc.
• Escritura Libre
  • Otra técnica aconsejable y muy útil
  • Escribe y escribe sin detenerte hasta donde más puedas
  • Allí surgirán tus mejores párrafos, que
  • luego debes pulir y mejorar, pero que contienen tus mejores ideas
• Combinados !!
  • Puedes libremente optar por hacer todas o
  • Combinar las anteriores y buscar tu propio resultado luego de la mezcla

Paso #3 Editar / editing

Luego de la fase de escribir en inglés; Editar es en gran parte lo que aquí abajo incluyo en esta breve lista:

Paso #4 Prueba y corrección / proofreading

A la prueba y corrección no le debes subestimar; llévala a cabo de manera simple pero efectiva.

Puedes darle una pasada de lectura por ti mismo(a). Luego hacer que al menos una otra persona haga lo mismo.

Antes de iniciar esta fase, asegúrate de haber corrido a tu texto el corrector ortográfico que viene como aplicación o herramienta incorporada en los programas de procesadores de texto que usarás.

Al redactar en Inglés, ayúdate de este interesante y muy útil herramienta correctora, que tiene una opción gratuita. Muy recomendable: Grammarly.

Para seguir optimizando tus escritos y mejorar escritura en inglés; en esta fase debes fijarte en:

• Organización y Precisión
• Duplicidad: doble puntuación, doble espacios, párrafos, etc.
• Errores de tipografía y ortografía
• Validar (y actualizar/traducir) las cifras (números):
  • cifras en moneda, fechas, y datos estadísticos, etc.
• Utilizar la simbología correcta y clara (comprensible)
  • ! ” # $ % & / ( ) = ? ¡ ¿ , etc.
• En Inglés escrito es imortante: Verificar el espaciado, los márgenes, títulos, tamaño de fuente,
  • la paginación y orden de las secciones
• Datos de los autores, responsables, encargados
• Si vas a generar un archivo PDF o similar, verifica el resultado de ese archivo

Paso #5 Borrador Final / Final Draft

• Preparar la entrega
• Presentación Final:
  • Colores, logotipo, código QR, info de contacto, etc.
  • Tapas, cubiertas, compresión archivo final
• Distribución:
  • Envío, subida a la Nube, vía DropBox o similar.

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